La plataforma serveix per gestionar documents i expedients en suports convencionals i electrònics. S’ha desplegat davant el canvi legal que entrarà en vigor aquest octubre i que regula la preservació de la informació en format electrònic. Set universitats ja utilitzen aquest innovador ‘software’.
Una solució informàtica concebuda i dissenyada per la Universitat de Girona (UdG) ha entrat en funcionament aquest mes de gener per gestionar documents d’arxiu i controlar els dipòsits. La UdG ha cedit el software al Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC) per tal que les universitats i organismes de recerca catalans puguin emprar-lo. En l’actualitat, la Universitat Rovira i Virgili (URV), la Universitat de Lleida (UdL), la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), la Universitat de Vic (UVic) i la mateixa UdG ja utilitzen la plataforma. La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló de la Plana també n’és usuària mitjançant el contracte que manté amb l’empresa 4TIC, que ha desenvolupat aquesta eina.
Aquesta eina serveix per gestionar els documents i expedients en suports convencionals (paper, microformes, magnètics, etc..) i electrònics (textuals, sonors, audiovisuals...). Fins ara, els suports físics es gestionaven amb una gran varietat de solucions a vegades ineficients o insegures que ara se substitueixen per un únic sistema que integra els diferents tipus de suports documentals i de gestió integral de tot el cicle de vida de documents i expedients.
Pel que fa als suports electrònics, no es podien gestionar de conformitat amb els estàndards i recomanacions tècniques ni amb la normativa legal aplicable. Així, la plataforma de la UdG s’ha desplegat per fer efectives les obligacions en matèria de gestió i preservació de documents i expedients electrònics que prescriu la Llei estatal 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i que entrarà en vigor aquesta tardor.
El cap de la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre de la UdG, Miquel Casademont, destaca “l’opció única per a diferents documents, els costos assequibles, la facilitat de treball i la versatilitat de l’eina”. El software, que 4TIC ofereix amb el nom comercial ‘Alejandria’, ha estat ideat conjuntament pels tècnics del Servei Informàtic de la UdG, Salvador Bramon i Marta Sitjà, i els arxivers de la institució, Miquel Casademont i Miquel Serra.