Para iniciar el proceso de revisión de la tesis doctoral el doctorando o doctoranda tiene que haber recibido como mínimo la evaluación positiva del plan de investigación y del plan de formación personal y de un informe de seguimiento.También hacer falta que tenga aprobado el último informe de seguimiento que haya presentado y que haya completado el documento de actividades del doctorando (DAD).Con el fin de garantizar la calidad de una tesis doctoral con anterioridad al depósito, la Universidad seguirá el procedimiento establecido en los apartados siguientes. 

Cuando la tesis doctoral esté acabada, el doctorando o doctoranda tiene que solicitar a la Escuela de Doctorado que inicie el proceso de revisión.A este efecto, el doctorando o doctoranda tiene que acceder al trámite correspondiente a esta solicitud que encontrará, una vez se haya identificado a la web de la Universidad, entrando en su expediente.En la solicitud haber que indicar si se aspira a la mención internacional o industrial, o a las dos, en el título de doctor, y si se presenta la tesis como compendio de publicaciones.La solicitud tendrá que ir acompañada de la autorización de uso de datos curriculares introducidos a la aplicación de gestión de currículums vigente a la UdG.También se acompañará de una declaración de los directores sobre aspectos éticos de la tesis doctoral que se lleva a revisión.Se adjuntará el fichero electrónico de la tesis en formato PDF.El doctorando o doctoranda también tendrá que informar si se trata de una tesis cotutelada o si pide presentarla con datos o informaciones de que tienen la consideración de confidenciales.

Si se presenta la tesis como compendio de publicaciones habrá que adjuntar también a la solicitud los documentos siguientes:

a) Un informe del director o directores de la tesis en que se indique la idoneidad de este formado y se demuestre la relevancia de la contribución específica del doctorando o doctoranda en las publicaciones presentadas,

b) la aceptación por parte de los coautores de las publicaciones, si hay, que el doctorando o doctoranda las presente como aparte de la tesis, y

c) la renuncia de los coautores no doctores de las publicaciones a presentarlas como aparte de su propia tesis doctoral.

En caso de que se presente la tesis con datos o informaciones que tengan la consideración de confidenciales, se tiene que tener en cuenta lo que se establece en el artículo 14 de la Normativa Académica de los Estudios de Doctorado de la Universidad de Girona.

A fin de que el proceso de revisión continúe, el director o directora de la tesis y el tutor o tutora (en caso de que todos los directores sean externos) tienen que dar el visto bueno y manifestar que, por lo que saben y les consta, la tesis refleja fielmente el trabajo desarrollado por el doctorando o doctoranda, que se ha elaborado siguiendo el código de buenas prácticas de la Universidad de Girona y que no contiene elementos plagiados.

Posteriormente, la comisión académica del programa de doctorado comprobará, en un plazo máximo de cinco días hábiles a contar desde el visto bueno del director o directora de la tesis y del tutor o tutora, si la tesis cumple los requisitos establecidos en la presente normativa y los requisitos formales específicos de cada ámbito, así como los criterios de formato aprobados por el Comité de Dirección de la Escuela de Doctorado.

La tesis tiene que recibir un mínimo de dos informes emitidos por dos doctores o doctoras expertos en la materia pertenecientes a dos instituciones de educación superior o centros de investigación diferentes y externos en la UdG.Estos expertos podrán formar parte del tribunal que evalúe la tesis.Los expertos serán nombrados por la comisión académica del programa de doctorado y tendrán que tener un tramo de investigación vivo o méritos de investigación equivalentes.En caso de que haya publicaciones derivadas de la tesis, ninguno de los coautores podrá actuar de experto en la revisión de la tesis doctoral.En el caso de programas de doctorado interuniversitarios, los dos expertos no podrán pertenecer a ninguna de las universidades participantes en el programa.

Los informes que emitan las personas expertas se tienen que referir tanto a los aspectos formales de la tesis doctoral como su adecuación al marco teórico, a los objetivos, a la metodología, a los resultados, a la discusión, a las conclusiones y a las referencias, y tienen que destacar, si aplica, las repercusiones que los resultados pueden tener en el ámbito científico y social.Los informes tienen que señalar los aspectos que se considere que habría que enmendar.Finalmente, teniendo en cuenta los aspectos mencionados, se tiene que hacer constar la conformidad o no a la presentación y defensa de la tesis doctoral.

La comisión académica tiene que velar para que el proceso de emisión de informes de las personas expertas finalice en un plazo no superior a dos meses, contado a partir del día siguiente de la fecha de nombramiento de los expertos.

Si uno de los informes emitidos por las personas expertas manifiesta que la tesis no está en condiciones de ser defendida, la comisión académica nombrará un tercer experto dirimente perteneciente a una institución de educación superior o centro de investigación externos a la UdG y diferente de los de los dos expertos anteriores.Si dos de los informes son negativos se cerrará el proceso y se comunicará al doctorando o doctoranda y al director o directores para que se proceda a mejorar la tesis y, con posterioridad, reiniciar, si aplica, el procedimiento de revisión, siempre dentro del plazo máximo de permanencia en el programa de doctorado.

La comisión académica tiene que enviar al doctorando o doctoranda, al director o directores de la tesis y al tutor o tutora una copia de los informes elaborados por las personas expertas.El doctorando o doctoranda tendrá que introducir las modificaciones propuestas por la comisión académica y las personas expertas o, si aplica, aportar en su respuesta a las modificaciones propuestas las razones por las cuales considera que no se pueden incorporar.En su respuesta tendrá que hacer constar también las modificaciones realizadas.Esta respuesta se tiene que presentar en el momento de hacer el depósito.

En caso de que el estudiante aspire a la mención internacional en el título de doctor haber que tener presentes, con respecto a los expertos externos, los aspectos que se mencionan en el punto 8.4.1, y si aspira al título de doctor en cotutela con mención internacional, tendrá que cumplir lo que se detalla en el punto 8.3.9, ambos puntos de la Normatina Académica de los Estudios de Doctorado de la Universidad de Girona.

En caso de que la investigación tenga que obtener un informe de evaluación ética del CEBRUdG (Comité de Ética y Bioseguridad de la Investigación de la UdG), se adjuntará este informe favorable en el momento de la revisión.

Una vez acabado el procedimiento de revisión, el doctorando o doctoranda tiene que depositar la tesis en un plazo máximo de tres meses.Si se supera este plazo se dará el procedimiento por acabado y se informará el doctorando o doctoranda, el tutor o tutora y el director o directores.En este supuesto, si el doctorando o doctoranda quiere defender la tesis tendrá que iniciar de nuevo el proceso de revisión.

La solicitud de depósito de la tesis doctoral la hará el doctorando o doctoranda a través del trámite correspondiente que encontrará una vez se haya identificado a la web de la Universidad, entrando en su expediente.Habrá que adjuntar:

a) El fichero electrónico de la tesis en formato PDF (sin firmar ni proteger con contraseña).En las tesis doctorales elaboradas en programas de doctorado en que participen empresas, o las que estén sometidas en convenios de confidencialidad, o si su contenido está sujeto a procesos de protección o transferencia de tecnología o conocimiento, como patentes o secreto industrial, hacer falta un segundo fichero electrónico de la tesis doctoral cifrado, que tiene que permitir al lector hacerse una idea del trabajo llevado a cabo.Solo habrá que encriptar los elementos que sean indispensables para asegurar la protección o transferencia de los resultados.

b) Si la tesis doctoral se presenta como compendio de publicaciones o incluye trabajos publicados con acceso restringido, se pedirá que se disponga, si aplica, de la autorización de publicación por parte del editor.

c) El fichero electrónico con un resumen divulgativo de la tesis en catalán y en inglés, de una página aproximadamente, con una imagen publicable representativa del tema tratado en la tesis doctoral.

d) El fichero electrónico de la respuesta del doctorando o doctoranda a los informes de la comisión académica, si aplica, y de los expertos externos, que indique claramente las modificaciones introducidas a la tesis doctoral.

e) Datos del doctorando o doctoranda y de la tesis doctoral en el documento “Declaración de autoría”, con la información necesaria para la publicación y difusión de la tesis en los repositorios institucionales TDX y DUGi.f) Datos académicos para la introducción de información de la tesis a la base de datos TESEO.

g) Curriculum vitae electrónico extraído de la aplicación de gestión de currículums vigente a la UdG.

h) Si se aspira a la mención internacional en el título de doctor, también haber que adjuntar la acreditación de la estancia o estancias de una duración total al menos de tres meses en una o varias instituciones de enseñanza superior o centro de investigación de un estado diferente de España (en el caso de varias estancias, al menos una tiene que tener una duración mínima de un mes), firmada por el responsable del centro o centros de acogida.

i) Si se quiere pedir la mención industrial, en el caso de no estar ya reconocida por haber obtenido una ayuda de doctorado industrial de la Generalitat de Catalunya o del Gobierno del Estado español, se tendrá que aportar la documentación acreditativa de las circunstancias descritas en el artículo 8.5 de la Normativa Académica de los Estudios de Doctorado de la Universidad de Girona.

j) Si la tesis se deposita con datos o informaciones que tienen la consideración de confidenciales, se tiene que tener en cuenta lo que establece el artículo 14 de la Normativa Académica de los Estudios de Doctorado de la Universidad de Girona.

A fin de que el proceso de depósito continúe, el director o directora de la tesis y el tutor o tutora (en caso de que todos los directores sean externos) tienen que dar el visto bueno.

Mediante la publicación del edicto en el tablón de anuncios de la sede electrónica de la UdG, la Escuela de Doctorado abrirá un plazo de exposición pública de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente de la publicación.Durante este periodo la tesis podrá ser examinada a la Escuela de Doctorado para quien acredite la condición de doctor, y en el plazo de 2 días hábiles, a contar desde el día siguiente del último día de exposición pública, se podrán presentar las consideraciones que se estimen convenientes en la Escuela de Doctorado, que las hará llegar a la comisión académica correspondiente.

El documento de la tesis doctoral que se incluye en el proceso de depósito de la Escuela de Doctorado es el que se publica en los repositorios institucionales (TDX, DUGi), y se corresponde con lo que se hace llegar a los miembros del tribunal.

Si en el programa de doctorado en que se enmarca la tesis participan empresas, o si la tesis está sometida a convenios de confidencialidad, o su contenido está sujeto a procesos de protección o transferencia de tecnología o de conocimiento, como patentes o secreto industrial, se publicará el documento de tesis cifrado o con el texto completo embargado en los repositorios institucionales (TDX, DUGi).

Una vez transcurrido el plazo de exposición pública, la comisión académica del programa de doctorado autorizará, si aplica, la defensa de la tesis doctoral, designará el tribunal, con especificación de un presidente o presidenta, uno o una vocal y un secretario o secretaria, y dos suplentes.

Una vez autorizada la defensa y designado el tribunal para la comisión académica del programa de doctorado, la Escuela de Doctorado lo notificará, en un plazo de cinco días hábiles, al doctorando o doctoranda, al director o directores de la tesis, al tutor o tutora y a los miembros del tribunal.La Escuela de Doctorado hará llegar a todos los miembros del tribunal, conjuntamente con la notificación del nombramiento, el ejemplar electrónico de la tesis y el resto de documentación pertinente.Los miembros del tribunal tendrán que comunicar a la comisión académica la existencia de conflictos de intereses, si hay.La comisión académica del programa de doctorado lo evaluará y, si lo considera oportuno, propondrá un nuevo tribunal o sustituirá el miembro o miembros afectados con los suplentes.

En el supuesto de que no se autorice la defensa de la tesis doctoral, en un plazo máximo de cinco días hábiles posteriores a la adopción del acuerdo la Escuela de Doctorado tiene que notificarlo, junto con un informe motivado, al doctorando o doctoranda, al director o directores y al tutor o tutora de la tesis.

A partir de la notificación de la autorización definitiva para defender la tesis y de la designación del tribunal, el presidente o presidenta convocará el acto de defensa.En el mismo momento que haga esta convocatoria el presidente o presidenta del tribunal lo tendrá que comunicar a la Escuela de Doctorado.En todo caso, se tiene que hacer con una antelación mínima de 15 días hábiles a la fecha fijada para la defensa.La Escuela de Doctorado velará por el cumplimiento de este plazo.El presidente o presidenta también tendrá que comunicar si la tesis se defenderá presencialmente o por videoconferencia.Si es por videoconferencia, el doctorando o doctoranda tendrá que presentar la solicitud pertinente y se aplicará el procedimiento establecido por la Escuela de Doctorado.

El plazo máximo para defender la tesis doctoral es de cuatro meses a contar desde la designación del tribunal.La comisión académica de cada programa de doctorado podrá autorizar una ampliación de este plazo cuando se den causas justificadas imprevistas.El acto de defensa de la tesis lo convoca el presidente o presidenta del tribunal.

Con carácter general, el acto de defensa de la tesis doctoral tiene que ser presencial y se tiene que hacer en sesión pública en cualquier centro de la UdG o centro de investigación adscrito a la UdG o centro de investigación mixto con participación de la UdG, dentro del periodo académico establecido para la lectura de tesis y en día lectivo.A fin de que se pueda iniciar la defensa de la tesis, hará falta la presencia de todos los miembros del tribunal y del doctorando o doctoranda.

Si el presidente o presidenta de la comisión académica lo autoriza, el acto de defensa y calificación de la tesis doctoral se podrá hacer con la participación de alguno o todos los asistentes preceptivos (tribunal, doctorando) por medios no presenciales (videoconferencia síncrona), de acuerdo con el procedimiento establecido por la Escuela de Doctorado, en la medida en que se garanticen los medios necesarios para el buen funcionamiento y se asegure la calidad académica de la defensa de la tesis y se garantice la sesión pública del acto, sin perjuicio de lo que prevé el artículo 14 de la Normativa Académica de los Estudios de Doctorado de la Universidad de Girona, con respecto a las tesis con contenido confidencial.

Si el doctorando o doctoranda no asiste al acto de defensa de la tesis, se hará constar en el acta correspondiente con la calificación de “no presentado”.

Si la defensa no se puede llevar a cabo por alguna circunstancia justificada o por desistimiento, el presidente o presidenta podrá hacer una nueva convocatoria para la defensa, que se tendrá que realizar en un plazo máximo de 15 días hábiles, y se tendrá que comunicar a la Escuela de Doctorado la fecha de la nueva convocatoria con una antelación mínima de dos días hábiles.

El acto consistirá en la exposición por el doctorando o doctoranda del trabajo de investigación realizado, la metodología utilizada, los resultados y las conclusiones, con especial mención de sus aportaciones originales.Los miembros del tribunal pueden formular al doctorando o doctoranda todas las cuestiones que consideren oportunas.Asimismo, los doctores presentes en el acto público de defensa pueden formular cuestiones en el momento y la forma que indique el presidente o presidenta del tribunal.

El tribunal que evalúe la tesis dispondrá de la información del DAD (cursos, seminarios recibidos e impartidos, movilidad...),con las actividades formativas llevadas a cabo por la doctoranda o doctorando, y los informes de las personas expertas externas, así como, si es el caso, la respuesta de la doctoranda o doctorando a estos informes.El DAD no dará lugar a una puntuación cuantitativa pero sí que constituirá un instrumento de evaluación cualitativa que complementará la evaluación de la tesis doctoral.

Una vez finalizada la defensa y discusión de la tesis doctoral, el tribunal formulará por escrito un informe de valoración.El tribunal emitirá la calificación global concedida a la tesis de acuerdo con la escalera siguiente: “no apto”, “aprobado”, “notable” y “sobresaliente”. Los miembros del tribunal podrán proponer que se conceda a las tesis cualificadas con “sobresaliente” la mención cum laude a través de votación secreta, de acuerdo con el procedimiento siguiente:

a) La Escuela de Doctorado proporcionará al secretario o secretaria del tribunal el acta y toda la documentación para la defensa de la tesis y un enlace a una aplicación donde cada uno de los miembros del tribunal emitirá su voto en relación a la concesión o no de la mención cum laude, de forma individual, secreta e irrevocable, antes de las 10 h del día hábil siguiente en el de la defensa de la tesis.El secretario o secretaria hará llegar el acta de la defensa de la tesis, con las firmas manuscritas originales, en la Escuela de Doctorado.Solo puede enviar el acta por vía electrónica si todas las firmas de los miembros del tribunal son digitales.También hará llegar los informes firmados por cada uno de los miembros del tribunal, que pueden estar firmados electrónicamente o con firma manuscrita original.El secretario o secretaria del tribunal velará para que todos los miembros del tribunal emitan su voto con respecto a la concesión de la mención cum laude.

b) La Escuela de Doctorado hará el escrutinio y dejará constancia del resultado de la votación en un acta firmada por uno o una representante de la secretaría académica y por el director o directora de la Escuela de Doctorado.

c) Se concederá la mención cum laude cuando en el escrutinio de los votos emitidos la propuesta resulte aceptada por unanimidad.El acta del escrutinio se conservará junto con el resto de documentación que haya generado el acto de defensa y evaluación de la tesis.

d) La Escuela de Doctorado comunicará a la persona interesada la calificación final resultado del escrutinio; asimismo, enviará una copia al director o directores de la tesis, a los miembros del tribunal y a la comisión académica del programa de doctorado.