Les funcions de l’Oficina d’Assistència en Matèria de Registres de la UdG són:
a) Facilitar informació sobre els serveis i tràmits de la UdG.
b) Rebre la presentació, pels canals presencial i postal, de sol·licituds, escrits i comunicacions que les persones interessades adrecin als òrgans de qualsevol administració pública, registrar-los i, si la presentació és presencial, lliurar-los el rebut corresponent que acrediti la data i hora de presentació i el número de registre que se’ls ha assignat.
c) Facilitar a les persones interessades el codi d’identificació de l’òrgan, centre o unitat administrativa al qual adrecin les seves sol·licituds, escrits i comunicacions.
d) Digitalitzar i expedir còpies dels documents en suport paper rebuts i presentats presencialment per les persones interessades per incorporar-les a l’assentament de registre **
e) Trametre les sol·licituds, els escrits i les comunicacions registrats als òrgans, serveis i unitats administratives competents de la UdG i d’altres administracions públiques.
f) Atorgar apoderaments apud acta a qui tingui la condició de persona interessada en un procediment administratiu i hi comparegui personalment.
g) Inscriure la representació de les persones que ho sol·licitin en el Registre Electrònic d’Apoderaments.
h) Realitzar notificacions per compareixença espontània de la persona interessada o del seu representant quan s’hi personi i sol·liciti la comunicació o la notificació personal en aquell moment.
i) Assistir en l’ús de mitjans electrònics a les persones interessades no obligades a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques que ho sol·licitin, especialment pel que fa a la identificació i signatura electrònica en nom seu i a la presentació de sol·licituds per mitjà del registre electrònic general.
j) Gestionar, completar i distribuir els assentaments relatius a sol·licituds genèriques, queixes i suggeriments electrònics i els que es produeixin des de l’extranet de les administracions catalanes (EACAT) i del Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR), o des de qualsevol altre sistema de comunicació i tramitació interadministrativa. Els escrits i les comunicacions i, quan escaigui, la documentació annexa, rebuts per aquestes vies s’han de trametre a la unitat administrativa competent per a la seva tramitació en el termini màxim de dos dies hàbils següents a la data d’alta de l’assentament corresponent.
k) Gestionar les trameses genèriques interadministratives que es facin mitjançant l’EACAT i el SIR o des de qualsevol altre sistema de comunicació i tramitació interadministrativa.
l) Executar les autoritzacions de modificació i anul·lació d’assentaments.
m) Gestionar el sistema de registre.
n) Qualsevol altra funció que se li atribueixi legalment o reglamentàriament.
*Article 12 del Reglament del registre electrònic general de la Universitat de Girona, aprovat per acord del Consell de Govern de la UdG en la sessió ordinària número 8/2022 tinguda el dia 29 de setembre de 2022 (BOUdG 6/2022 de 7 de desembre de 2022 eBOU-2814 i DOGC Núm 8812, de 14 de desembre de 2022)
**Criteri interpretatiu de l'apartat d de l'article 12 del Reglament del registre electrònic general de la universitat de Girona. A sol·licitud de les persones que en virtut de l’article 3 del Reglament del registre electrònic general de la Universitat de Girona estan obligades a relacionar-se amb la Universitat per mitjans electrònics, l’OAMR pot digitalitzar i expedir còpies electròniques dels documents en suport paper que aquelles persones hagin d’aportar per raó d’un tràmit o procediment davant de la UdG i annexar a un document que presentin per registre electrònic