No utilices ninguna herramienta d'IA generativa para tareas administrativas o técnicas sin entender las implicaciones y sin saber exactamente las cuales quieres resolver.

¿Cómo lo puedes hacer? Antes de utilizar una IA generativa tienes que tener muy claro qué tarea (redactar un acta, clasificar documentos, generar una base de datos, etc.) quieres hacer y como la IA puede ayudarte con tu supervisión.

La IA comete errores o se inventa datos y también puede ofrecer marcos normativos y legales desactualizados o incorrectos, lo cual es especialmente grave en el ámbito administrativo.

¿Qué puedes hacer? Trata los datos o el texto generado por la IA siempre como un primer borrador y establece como rutina verificar toda la información (especialmente números, plazos legales, nombres de protocolos, referencias a normativas, etc.) con las fuentes oficiales sean de la universidad o con los documentos originales. No incorpores nunca a un expediente información no contrastada de la IA generativa.

Este punto es crucial para el PTGAS, que habitualmente trata con datos personales, académicos, de nóminas o de contratación.

¿Qué puedes hacer? No introduzcas nunca datos personales, identificativas o sensibles en ninguna herramienta d'IA generativa, especialmente si esta no tiene los servidores en el Espacio Económico Europeo. Antes de utilizarla, tienes que asegurarte de que la herramienta cumple con el RGPD y que la institución permite el uso. Cuando tengas dudas, anonimiza completamente la información o utiliza herramientas institucionales que garanticen la privacidad.

La IA generativa puede ser una herramienta de apoyo a la gestión siempre y cuando no sustituya tu criterio técnico, el conocimiento del procedimiento administrativo ni la responsabilidad sobre el expediente.

¿Cómo lo puedes hacer? Cualquier uso de la IA generativa supone una supervisión inicial, intermedia y final (desde resumir informes a mejorar la redacción de comunicados). Eso también significa que la decisión y la atención al estudiantado o al profesorado se tiene que seguir prestando de forma personalizada y no deshumanizar la atención a través de las respuestas de la IA generativa.