No utilitzis cap eina d'IA generativa per a tasques administratives o tècniques sense entendre'n les implicacions i sense saber exactament què vols resoldre.

Com ho pots fer? Abans d'utilitzar una IA generativa has de tenir molt clar quina tasca (redactar una acta, classificar documents, generar una base de dades, etc.) vols fer i com la IA pot ajudar-te amb la teva supervisió.

La IA comet errors o s’inventa dades i també pot oferir marcs normatius i legals desactualitzats o incorrectes, la qual cosa és especialment greu en l'àmbit administratiu.

Què pots fer? Tracta les dades o el text generat per la IA sempre com un primer esborrany i estableix com a rutina verificar tota la informació (especialment números, terminis legals, noms de protocols, referències a normatives, etc.) amb les fonts oficials siguin de la universitat o amb els documents originals. No incorporis mai a un expedient informació no contrastada de la IA generativa.

Aquest punt és crucial per al PTGAS, que habitualment tracta amb dades personals, acadèmiques, de nòmines o de contractació.

Què pots fer? No introdueixis mai dades personals, identificatives o sensibles en cap eina d'IA generativa, especialment si aquesta no té els servidors en l'Espai Econòmic Europeu. Abans d'utilitzar-la, has d'assegurar-te que l'eina compleix amb el RGPD i que la institució en permet l'ús. Quan tinguis dubtes, anonimitza completament la informació o utilitza eines institucionals que garanteixin la privacitat.

La IA generativa pot ser una eina de suport a la gestió sempre i quan no substitueixi el teu criteri tècnic, el coneixement del procediment administratiu ni la responsabilitat sobre l'expedient.

Com ho pots fer? Qualsevol ús de la IA generativa suposa una supervisió inicial, intermèdia i final (des de resumir informes a millorar la redacció de comunicats). Això també significa que la decisió i l'atenció a l'estudiantat o al professorat s’ha de seguir fent de forma personalitzada i no pas deshumanitzar l'atenció a través de les respostes de la IA generativa.