Pàgina anterior 4.1 Instruccions de Gerència, de 14 de juny de 1996, per a la custòdia i el procediment de rectificacions d'actes de qualificacions dels estudiants. Altres disposicionsLa Comissió Gestora, en acord adoptat en la sessió de 19.6.95, va aprovar l'ordenació dels procediments de gestió acadèmica, que inclou el que fa referència a la qualificació dels estudiants (BOU núm. 15, maig-juny de 1995, pàg. 27-28), que estableix el procediment per a la modificació de les actes de qualificacions dels estudiants ja tancades. Atès que convé desenvolupar, completar i concretar determinats aspectes de l'operació que cal seguir per a la modificació, custòdia i arxiu de les actes de qualificacions acadèmiques, es dicten les instruccions següents: I. Norma de caràcter general 1. Les actes de qualificacions dels estudiants tenen la consideració de document privat i reservat, per la qual cosa només hi poden tenir accés el professor responsable de l'assignatura o les autoritats acadèmiques que representin el rector, el degà o director del centre docent i l'administració encarregada en cada moment de la seva custòdia. 2. Cal tenir en compte que les actes de qualificacions dels estudiants conformen l'expedient acadèmic de l'estudiant. A l'expedient acadèmic únicament hi tenen accés el mateix estudiant, les autoritats acadèmiques que representin el rector, el degà o director del centre docent i l'administració que el gestiona. Per tant, qualsevol consulta o informació sobre un expedient acadèmic que sol·licitin persones diferents de les descrites, requerirà prèviament l'autorització de l'estudiant. La persona autoritzada haurà de presentar l'original (DNI o carnet UdG) de l'estudiant. Aquesta autorització serà exigible en tots els casos. II. Dels procediments de tramesa i custòdia 1. Els professors hauran d'haver tancat i signat dins dels terminis establerts al calendari acadèmic les actes de qualificacions dels estudiants que els corresponen. 2. Les actes de qualificacions dels estudiants de cada convocatòria d'examen es custodiaran a les secretaries acadèmiques de cada centre docent fins a la data d'inici de la convocatòria d'examen següent del seu centre docent. 3. Quan arribi aquesta data, les administracions de les àrees d'estudi trametran totes les actes de qualificacions dels estudiants degudament signades a la Secció de Gestió d'Expedients del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants amb el full de tramesa segons el model núm. 1. 4. La Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics mantindrà al seu arxiu durant tres cursos acadèmics complets, ordenades per centres docents i convocatòries, les actes de qualificacions dels estudiants que hagi rebut de les administracions d'àrees d'estudis. 5. Un cop transcorreguts aquests tres cursos, la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics transferirà les actes de qualificacions dels estudiants, separades per centres docents i convocatòries, i amb les incidències que s'hagin pogut produir, a l'arxiu de la UdG. 6. L'arxiu establirà els mecanismes de seguretat per a la custòdia definitiva de les actes de qualificacions dels estudiants i proposarà els requeriments tècnics necessaris que caldrà seguir per a les trameses d'actes de qualificacions dels estudiants. III. De les modificacions de qualificacions en les actes tancades 1. Quan les actes de qualificacions dels estudiants no s'han tramès encara als Serveis Centrals 1.1. Les modificacions d'actes tancades de qualificacions dels estudiants que es produeixin abans de la convocatòria d'exàmens següent al centre docent de què es tracti s'executaran en els centres docents respectius. Aquestes modificacions requereixen l'autorització del degà o director del centre docent. Serà responsabilitat de l'administració del centre docent la comprovació d'aquesta autorització. 1.2. El professor que detecti un error en alguna acta de qualificació tancada de l'última convocatòria en el seu centre docent haurà de comunicar-ho mitjançant l'imprès del model 2 de l'annex a la Secretaria Acadèmica del seu centre docent. 1.3. El procediment de modificació consistirà en la demanda d'obertura de l'acta a la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants. Aquesta sol·licitud la cursarà la Secretaria Acadèmica del centre docent mitjançant fax, segons el model núm. 3. 1.4. La Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics reobrirà l'acta i ho comunicarà a la Secretaria Acadèmica corresponent, amb la tramesa per fax de la sol·licitud originària, però amb indicació de la data de reobertura. La Secretaria Acadèmica del centre docent haurà d'assegurar que el professor executa la modificació i torna a tancar l'acta immediatament. Cal tenir present que les qualificacions en actes no tancades no figuren a l'expedient de l'estudiant, i en conseqüència, no constaran ni en certificacions ni en paperetes. 1.5. Un cop tancada l'acta de nou caldrà imprimir-la, signar-la i destruir la que substitueix. 2. Quan les actes de qualificacions dels estudiants ja s'han tramès als Serveis Centrals 2.1. En cas que calgui modificar una nota d'una acta tancada i enviada a la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics (perquè ja ha passat el termini corresponent i s'ha obert el període de la convocatòria següent) es procedirà com s'indica a continuació: El professor implicat demanarà la rectificació segons el model 5 de l'annex i el lliurarà a la Secretaria Acadèmica del seu centre docent, des d'on es comprovarà que es tracta d'una convocatòria passada i que l'expedient acadèmic de l'estudiant continua obert. Seguidament, haurà d'obtenir la conformitat del degà o director del centre docent, que es farà constar al mateix imprès del model 4. 2.2. Aquest imprès s'enviarà a la Secció de Gestió d'Expedients del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants, que l'elevarà als òrgans que estableix el Procediment de qualificació dels estudiants, aprovat per la Comissió Gestora en data 19.6.95 (BOU núm. 15, maig-juny de 1995). 2.3. Si s'obté l'autorització preceptiva, la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics modificarà la qualificació en l'expedient informàtic de l'estudiant afectat i en l'acta original mitjançant una diligència segons el model 5. 2.4. Les modificacions practicades es comunicaran a la Secretaria Acadèmica del centre docent corresponent, en còpia del mateix imprès en el model 4, que ha provocat les actuacions, als efectes que pertoquin. 2.5. La Secció de Gestió d'Expedients arxivarà la diligència de modificació i la sol·licitud juntament amb l'acta original, o les trametrà a l'arxiu central per arxivar-les juntament amb l'acta original, si fos el cas.
4.1 Instruccions de Gerència, de 14 de juny de 1996, per a la custòdia i el procediment de rectificacions d'actes de qualificacions dels estudiants. Altres disposicionsLa Comissió Gestora, en acord adoptat en la sessió de 19.6.95, va aprovar l'ordenació dels procediments de gestió acadèmica, que inclou el que fa referència a la qualificació dels estudiants (BOU núm. 15, maig-juny de 1995, pàg. 27-28), que estableix el procediment per a la modificació de les actes de qualificacions dels estudiants ja tancades. Atès que convé desenvolupar, completar i concretar determinats aspectes de l'operació que cal seguir per a la modificació, custòdia i arxiu de les actes de qualificacions acadèmiques, es dicten les instruccions següents: I. Norma de caràcter general 1. Les actes de qualificacions dels estudiants tenen la consideració de document privat i reservat, per la qual cosa només hi poden tenir accés el professor responsable de l'assignatura o les autoritats acadèmiques que representin el rector, el degà o director del centre docent i l'administració encarregada en cada moment de la seva custòdia. 2. Cal tenir en compte que les actes de qualificacions dels estudiants conformen l'expedient acadèmic de l'estudiant. A l'expedient acadèmic únicament hi tenen accés el mateix estudiant, les autoritats acadèmiques que representin el rector, el degà o director del centre docent i l'administració que el gestiona. Per tant, qualsevol consulta o informació sobre un expedient acadèmic que sol·licitin persones diferents de les descrites, requerirà prèviament l'autorització de l'estudiant. La persona autoritzada haurà de presentar l'original (DNI o carnet UdG) de l'estudiant. Aquesta autorització serà exigible en tots els casos. II. Dels procediments de tramesa i custòdia 1. Els professors hauran d'haver tancat i signat dins dels terminis establerts al calendari acadèmic les actes de qualificacions dels estudiants que els corresponen. 2. Les actes de qualificacions dels estudiants de cada convocatòria d'examen es custodiaran a les secretaries acadèmiques de cada centre docent fins a la data d'inici de la convocatòria d'examen següent del seu centre docent. 3. Quan arribi aquesta data, les administracions de les àrees d'estudi trametran totes les actes de qualificacions dels estudiants degudament signades a la Secció de Gestió d'Expedients del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants amb el full de tramesa segons el model núm. 1. 4. La Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics mantindrà al seu arxiu durant tres cursos acadèmics complets, ordenades per centres docents i convocatòries, les actes de qualificacions dels estudiants que hagi rebut de les administracions d'àrees d'estudis. 5. Un cop transcorreguts aquests tres cursos, la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics transferirà les actes de qualificacions dels estudiants, separades per centres docents i convocatòries, i amb les incidències que s'hagin pogut produir, a l'arxiu de la UdG. 6. L'arxiu establirà els mecanismes de seguretat per a la custòdia definitiva de les actes de qualificacions dels estudiants i proposarà els requeriments tècnics necessaris que caldrà seguir per a les trameses d'actes de qualificacions dels estudiants. III. De les modificacions de qualificacions en les actes tancades 1. Quan les actes de qualificacions dels estudiants no s'han tramès encara als Serveis Centrals 1.1. Les modificacions d'actes tancades de qualificacions dels estudiants que es produeixin abans de la convocatòria d'exàmens següent al centre docent de què es tracti s'executaran en els centres docents respectius. Aquestes modificacions requereixen l'autorització del degà o director del centre docent. Serà responsabilitat de l'administració del centre docent la comprovació d'aquesta autorització. 1.2. El professor que detecti un error en alguna acta de qualificació tancada de l'última convocatòria en el seu centre docent haurà de comunicar-ho mitjançant l'imprès del model 2 de l'annex a la Secretaria Acadèmica del seu centre docent. 1.3. El procediment de modificació consistirà en la demanda d'obertura de l'acta a la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants. Aquesta sol·licitud la cursarà la Secretaria Acadèmica del centre docent mitjançant fax, segons el model núm. 3. 1.4. La Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics reobrirà l'acta i ho comunicarà a la Secretaria Acadèmica corresponent, amb la tramesa per fax de la sol·licitud originària, però amb indicació de la data de reobertura. La Secretaria Acadèmica del centre docent haurà d'assegurar que el professor executa la modificació i torna a tancar l'acta immediatament. Cal tenir present que les qualificacions en actes no tancades no figuren a l'expedient de l'estudiant, i en conseqüència, no constaran ni en certificacions ni en paperetes. 1.5. Un cop tancada l'acta de nou caldrà imprimir-la, signar-la i destruir la que substitueix. 2. Quan les actes de qualificacions dels estudiants ja s'han tramès als Serveis Centrals 2.1. En cas que calgui modificar una nota d'una acta tancada i enviada a la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics (perquè ja ha passat el termini corresponent i s'ha obert el període de la convocatòria següent) es procedirà com s'indica a continuació: El professor implicat demanarà la rectificació segons el model 5 de l'annex i el lliurarà a la Secretaria Acadèmica del seu centre docent, des d'on es comprovarà que es tracta d'una convocatòria passada i que l'expedient acadèmic de l'estudiant continua obert. Seguidament, haurà d'obtenir la conformitat del degà o director del centre docent, que es farà constar al mateix imprès del model 4. 2.2. Aquest imprès s'enviarà a la Secció de Gestió d'Expedients del Servei de Gestió Acadèmica i Estudiants, que l'elevarà als òrgans que estableix el Procediment de qualificació dels estudiants, aprovat per la Comissió Gestora en data 19.6.95 (BOU núm. 15, maig-juny de 1995). 2.3. Si s'obté l'autorització preceptiva, la Secció de Gestió d'Expedients Acadèmics modificarà la qualificació en l'expedient informàtic de l'estudiant afectat i en l'acta original mitjançant una diligència segons el model 5. 2.4. Les modificacions practicades es comunicaran a la Secretaria Acadèmica del centre docent corresponent, en còpia del mateix imprès en el model 4, que ha provocat les actuacions, als efectes que pertoquin. 2.5. La Secció de Gestió d'Expedients arxivarà la diligència de modificació i la sol·licitud juntament amb l'acta original, o les trametrà a l'arxiu central per arxivar-les juntament amb l'acta original, si fos el cas.