Un cop el sol·licitant tingui confirmat que és beneficiari de l'ajut, aquesta és la documentació que caldrà formalitzar:

• Acord de mobilitat (mobility agreement) . El sol·licitant serà l’encarregat de preparar aquest  document amb la col·laboració del seu centre UdG i de la institució de destí. Caldrà que totes les parts l'omplin i el signin abans de l’inici de la mobilitat. S'acceptarà que el document contingui signatures originals o electròniques, i el document original se'l quedarà el beneficiari de l'ajut, el qual n'haurà de fer arribar una còpia escanejada a l'Oficina Internacional abans de l'inici de la mobilitat.

És aconsellable que també en faci arribar una còpia als altres signants (centre UdG i institució de destí).

• Convenio de subvención Erasmus+ KA131 STT para la movilidad de personal para formación. L’Oficina Internacional (OI) serà l'encarregada preparar el conveni oficial de subvenció amb les dades facilitades prèviament a l'Acord de mobilitat (mobility agreement), i ho farà signar pel beneficiari de l'ajut i pel representant institucional de la UdG. Aquest document haurà d’estar signat per totes les parts abans de començar la mobilitat. L'original serà per a l’Oficina Internacional i es lliurarà una còpia al beneficiari.

Un cop el beneficiari hagi signat tota la documentació esmentada abans de la seva mobilitat, es procedirà al pagament del 80% del total de l'ajut.

• Certificat d'estada . Cal que el beneficiari faci arribar a l'Oficina Internacional el certificat (preferiblement original) que la universitat de destí haurà signat i segellat fent constar els dies que el beneficiari hi ha dut a terme l'activitat de formació.
• Comprovants originals: Caldrà remetre també a l'OI els bitllets d'avió i/o altres comprovants de despeses de viatge  si n'hi ha.
• Enquesta de la Unió Europea (UE Survey): Al final de l'estada el beneficiari de l'ajut rebrà al seu correu electrònic l’enquesta UE Survey, que caldrà respondre online en un termini de 30 dies després de la recepció.

Un cop el beneficiari hagi complert tots els requisits un cop acabada la seva mobilitat, es procedirà al pagament del 20% restant de l'ajut.