El RD 99/2011, del 28 de enero, establece que las universidades tienen que hacer un seguimiento y evaluación anual de la tesis doctoral de cada investigador en formación.Esta evaluación se hará a través de la comisión académica de cada programa de doctorado.
Para hacer este seguimiento y evaluación tenéis que llenar los trámites correspondientes que encontraréis entrante en vuestro expediente de doctorado utilizando la identificación personal.Se accede así: en la página principal de la web de la Universidad de Girona, donde dice “La meva UdG”, tenéis que hacer constar el código de usuario y la contraseña.Una vez dentro, podréis acceder a vuestro "expediente" donde encontraréis el apartado de "trámites".
Primer año
El seguimiento empieza con la aceptación de las cláusulas del trámite de compromiso de tesis que incluye el código de buenas prácticas.El doctorando o doctoranda lo tiene que validar una vez se haya matriculado en el programa de doctorado (se puede hacer a partir del día siguiente de esta matrícula), donde hace una propuesta de dirección de su tesis doctoral.Se pueden proponer hasta dos codirectores, aparte del director, por razones de índole académica.
Acabado este proceso y de acuerdo con el calendario académico establecido, el doctorando o doctoranda, con la asistencia de su director o directora y de su tutor o tutora, elaborará un documento que incluya a uno plan de investigación y el plan de formación personal (ved modelo en el Anexo 1 del Procedimiento de seguimiento de las tesis doctorales en la Universidad de Girona) que también se colgará en el trámite correspondiente.
Todos estos trámites tienen que ser validados a través de la web, primero para el tutor, después para el primer director (no hará falta la validación de los codirectores) y finalmente para la comisión académica.Sin estos avales, el procedimiento queda parado.
Tener validado el plan de investigación y el plan de formación personal quiere decir haber hecho la inscripción oficial del proyecto de tesis en la Universidad de Girona.
Segundo año y siguientes
A partir del segundo año de matrícula el doctorando o doctoranda irá presentando anualmente un informe de seguimiento a través del trámite correspondiente (ver modelo en el Anexo 3 de Procedimiento de seguimiento de las tesis doctorales en la Universidad de Girona) en relación con su progreso o modificación del plan de investigación y plan de formación personal aprobado, hasta la defensa de la tesis doctoral.
En el segundo año también haber que rellenar una encuesta anónima.
El informe lo valida la comisión académica después de recibir un informe del primer director entrado en el compromiso de tesis.Sin estos avales, el procedimiento queda parado.
Podéis solicitar cualquier cambio relacionado con el seguimiento de vuestra tesis (cambio de título de la tesis doctoral, cambios en vuestra dirección, solicitud de una prórroga, etc), durante todo el curso, identificándoos como estudiante de doctorado a la web de la Universidad y, dentro de vuestro expediente, cliqueando la pestaña “Trámites”.
Documento de actividades del doctorando (DAD)
Anualmente la comisión académica del programa de doctorado evaluará el documento de actividades del doctorando (DAD), junto con los informes emitidos por el doctorando o doctoranda y el director de tesis. Los datos del DAD se extraen de la aplicación de gestión de currículums vigente a la UdG (en estos momentos, el GERIÓ). El doctorando se tiene que dar de alta en el GERIÓ e introducir sus datos curriculares y las actividades formativas y de investigación que lleve a término en el marco del programa de doctorado que curse (artículos, congresos, cursos...).
Es obligación del doctorando mantener el DAD actualizado. Podréis acceder yendo a la dirección https://gerio.udg.edu/ . Por cualquier problema con el GERIÓ, dirigíos a gerio@udg.edu, donde os aclararán las dudas.
En todos los casos, este seguimiento se podrá presentar en una de las dos convocatorias que se abrirán durante el año (ver calendarios ).
El resultado positivo de la evaluación es un requisito indispensable para continuar en el programa.En caso de evaluación negativa, debidamente motivada, el doctorando o doctoranda tendrá que elaborar un nuevo plan de investigación y un nuevo plan de formación personal, si es el primer año, y a partir del segundo año, un nuevo informe, a fin de que sea evaluado de nuevo, en un plazo máximo de seis meses a contar desde la notificación de la evaluación negativa.Si esta segunda evaluación vuelve a ser negativa, con audiencia previa a la persona interesada, la comisión académica tendrá que emitir un informe motivado, en un plazo máximo de diez días, y el doctorando o doctoranda será dado de baja del programa definitivamente.
La anulación de matrícula por cualquier otro motivo comporta también que se tenga que volver a pedir la readmisión al programa de doctorado.