El número de dipòsit legal s’ha de demanar per a les obres que han de fer dipòsit legal i tenen suport físic tangible, sigui aquest analògic o digital.
Queden excloses de portar número de Dipòsit Legal les publicacions digitals nascudes a la xarxa, sense suport físic tangible.
El número de Dipòsit Legal es compon dels elements següents:

• Les sigles “DL”, seguides d’un espai
• La sigla corresponent a cada oficina, seguida d’un espai:
  • Barcelona: B
  • Girona: Gi
  • Lleida: L
  • Tarragona i Tortosa: T
• el número d’inscripció del dipòsit assignat per l’oficina del Dipòsit Legal corresponent.
• L’any de constitució del dipòsit en xifres aràbiques:

Exemples:

• DL B 2456-2014
• DL Gi 325-2014

• Llibres i fullets: en el mateix full que l’ISBN, al revers de la portada o a la portadella. Sense aquest requisit, les obres no podran ser admeses a les oficines del Dipòsit Legal.
• Premsa diària i revistes: a la capçalera de cada exemplar. En les revistes amb portada i format de llibre, al revers de la portada o a la portadella.

La resta d’impresos portaran el número de dipòsit legal en un lloc ben visible.

• Postals, cromos o estampes: al revers del gravat. Serà assignat un número per model, encara que aquests estiguin units en tires o formin diverses sèries, sempre que existeixi la possibilitat física de separar-los sense destruir-los.
• Discs (sonors, CD-ROM, etc.): imprès a l’etiqueta o a la part central de la placa i a la coberta de cada disc. Cal que el fabricant del disc faciliti a l’impressor de la bossa o del contenidor el número del dipòsit legal, en el cas que el fabricant del disc i el del contenidor no siguin el mateix.
• Cassets: en la casset i en la coberta.
• Pel·lícules, filmets i curts: de forma ben visible, en la projecció.
• Disquets i programes d’ordinador: imprès en el disquet i en el contenidor, si n’hi hagués.
• Diferents toms d’una obra unitària: tots portaran un número idèntic de DL encara que no portin el mateix número d’ISBN. Si no s’imprimeixen tots alhora, ni per la mateixa impremta, la sol·licitud del número de dipòsit legal serà responsabilitat de l’impressor del tom que es publiqui primer. Després, comunicarà el número a l’editor, per tal que aquest el faciliti als impressors dels volums restants. En aquest sentit, els editors seran responsables dels successius volums d’una mateixa obra. Hauran d’afegir al número de dipòsit legal l’ordinal en números romans i, entre parèntesis, el número que correspon al volum.

Exemples:
DL B (número)-2014 (I)
DL B (número)-2014 (II)

• Separates d’articles de revista: si tenen paginació pròpia, portaran el mateix número de DL que la publicació en la qual es va publicar el text. Es farà constar l’abreviatura “Sep” entre la sigla de la ciutat i el número del DL. Exemple: DL T- “Sep”.(número)- 1999
• Col·leccions legislatives, que successivament publiquen suplements en fulls intercanviables, subjectes igualment a Dipòsit Legal: es manté el número de Dipòsit Legal de la publicació bàsica. Cal que el número figuri en la carpeta o en la faixa que reuneixi els fulls solts.

Les segones i les successives edicions d’una obra requereixen nous números de dipòsit legal.

Per a les obres impreses qui sol·licita el número de dipòsit legal és l’editor.
Quan un autor s’edita la seva obra sense que intervingui cap editor comercial o impressor, també podrà sol·licitar el número de dipòsit legal.
Per a les obres sonores, cinematogràfiques, electròniques, etc. ha de sol·licitar el número de dipòsit legal el productor o l’editor.

Us heu d’adreçar presencialment a l’Oficina del dipòsit legal més propera, o bé per correu electrònic. Haureu de proporcionar dades certes d’adreça, telèfon, correu electrònic i persona responsable de la gestió del dipòsit legal. A més, haureu de presentar la documentació següent:

• Editorials:
  • Model 036 de Declaració censal o rebut de pagament de l’IAE
  • NIF de l’empresa o entitat
• Entitats i associacions:
  • Document acreditatiu d’inscripció al registre d’associacions de la Generalitat de Catalunya
  • NIF de l’entitat
• Persones físiques:
  • DNI
  • Dades certes d’adreça, telèfon i correu electrònic

• Llibres i fullets en paper, independentment del seu contingut, tipus d’impressió, suport, venals o no venals
• Fulls impresos destinats a la difusió quan no siguin propaganda essencialment comercial
• Recursos continuats com publicacions periòdiques, anuaris, revistes, diaris, memòries i recursos integrables, com els fulls solts actualitzables
• Partitures musicals
• Estampes originals realitzades amb qualsevol tècnica
• Fotografies editades
• Làmines soltes, naips, cromos, nadales, punts de llibre, postals il·lustrades i targetes de felicitació
• Cartells anunciadors i publicitaris
• Mapes, plànols, atles, cartes marines, aeronàutiques i celestes
• Llibres de text d’Ensenyament Infantil, Primària, Secundària obligatòria, Batxillerat i Formació Professional
• Enregistraments sonors
• Documents audiovisuals
• Microformes
• Documents electrònics en qualsevol suport i que no siguin accessibles lliurement a través d’Internet
• Llocs web fixables i registrables amb continguts susceptibles de ser copiats
• Recursos electrònics que es distribueixin a través d’Internet i que es poden equiparar a un equivalent en paper: Llibres, revistes, diaris, memòries i anuaris, informes d’activitat d’una empresa o institució i partitures…
• Còpia nova dels documents íntegres, en versió original, de tota producció cinematogràfica, documental o de ficció, realitzada per un productor amb domicili a Catalunya, i el seu material publicitari

• Les reimpressions (mantenen el número de dipòsit legal assignat a l’edició que reprodueixen)
• Documents de les administracions públiques, de caràcter intern o susceptibles de ser integrats en expedients administratius
• Documents d’institucions i organitzacions que versin sobre assumptes interns i adreçades al seu personal
• Publicacions destinades a concursos i trasllats dins dels cossos o escales de les administracions públiques
• Segells de correus
• Impresos de caràcter social o particular, invitacions de casament, bateig, esqueles, targetes de visita, carnets d’identitat, títols, diplomes, etc.
• Impresos d’oficina
• Publicacions d’impressió sota demanda
• Dossiers de premsa
• Fulls comercials publicitaris
• Catàlegs comercials de tota classe
• Calendaris i agendes
• Jocs de taula
• Objectes tridimensionals, malgrat que acompanyin un document principal
• Manuals d’instruccions
• Productes informàtics que continguin dades que afecten la privacitat i tots els que estiguin inclosos en la normativa de protecció de dades personals
• Els recursos electrònics següents a Internet: llistes de correu electrònic, butlletins de distribució selectiva, serveis RSS, portals d’Internet, pàgines web, blogs, informacions publicades en xarxes socials (Facebook, Twitter, etc.), bases de dades, apunts dels professors per a una assignatura, jocs en línia o anuncis, horaris i agendes d’activitats

En cas de dubte, la direcció de la Biblioteca de Catalunya ho decidirà.

Un cop acabada l’obra i abans de la seva distribució o venda, cal realitzar el dipòsit d’exemplars:

Quatre exemplars

• Llibres i fullets en paper, sigui quina sigui la seva forma d’impressió i estiguin destinats a la venda o no (primeres edicions, reedicions de llibres, fullets i recursos multimèdia en què com a mínim un dels suports sigui en paper). S’exceptuen els llibres de text, els llibres de bibliòfil o cas d’haver-hi diverses enquadernacions d’una mateixa edició.
• Fulls impresos amb fins de difusió que no constitueixin propaganda essencialment comercial
• Recursos continuats (com ara publicacions seriades, revistes, anuaris, memòries, diaris) i recursos integrables
• Partitures
• Mapes, plànols, atles, cartes marines, aeronàutiques i celestes

Tres exemplars

• Cadascuna de les diverses enquadernacions d’una mateixa edició, quan hi ha més d’una enquadernació
• Butlletins oficials que estiguin disponibles en xarxa
• Documents sonors
• Documents audiovisuals. En el cas dels suports de vídeo, si es realitza una edició per a la venda i una altra per al lloguer, s’ha d’efectuar el dipòsit de l’exemplar per a la venda
• Publicacions electròniques
• Llibres artístics o de bibliòfil
• Estampes originals realitzades amb qualsevol tècnica
• Fotografies editades
• Postals de paisatges i ciutats
• Cartells anunciadors i publicitaris (excepte tanques i banderoles)

Dos exemplars

• Llibres de text d’educació infantil, primària, secundària obligatòria, batxillerat i dels d’ensenyament de formació professional
• Làmines que no siguin estampes
• Microformes
• Cromos
• Postals il·lustrades que no siguin de paisatges i ciutats
• Còpia nova dels documents íntegres, en versió original, de tota pel·lícula cinematogràfica, documental o de ficció
• Punts de llibre

Un exemplar

• Targetes de felicitació
• Naips
• Tanques de publicitat i banderoles
• Material publicitari corresponent a les pel·lícules cinematogràfiques

En el moment de fer el lliurament cal portar l’imprès de sol·licitud-lliurement degudament omplert.
En els casos d’obres signades sota pseudònim, cal que el nom real de l’autor figuri en l’imprès.
En el cas dels enregistraments sonors, cal anotar també a l’imprès de sol·licitud-lliurement, a continuació del títol de l’obra, el número de la matriu, el número ISRC (International Standard Recording Code) o el número de segell.
La premsa diària pot ser lliurada quinzenalment.
Els exemplars defectuosos seran retornats per tal que siguin substituïts per d’altres en bon estat.

Les persones editores i si no n’hi ha o si s’escau, les persones productores, impressores, estampadores o gravadores que produeixin materials en català o occità a qualsevol territori de l’Estat diferent de Catalunya, han de lliurar un exemplar a la Biblioteca de Catalunya.
Les persones editores i si no n’hi ha o si s’escau, les persones productores, impressores, estampadores o gravadores que produeixin a Catalunya materials en llengües cooficials de l’Estat altres que el castellà, a més dels exemplars que dipositi a Catalunya, han de lliurar un exemplar a la biblioteca que defineixi la comunitat autònoma on la llengua sigui cooficial.

El Reial decret 635/2015, de 10 de juliol, pel qual es regula el dipòsit legal de les publicacions en línia, que va entrar en vigor el 25 d’octubre de 2015 regula el procediment de gestió i constitució del dipòsit legal de les publicacions en línia, amb la finalitat de preservar el patrimoni bibliogràfic, sonor, visual, audiovisual i digital.
La regulació fa referència a documents nascuts a la xarxa, és a dir, sense suport físic tangible.
Les publicacions en línia no han de portar número de dipòsit legal, però sí que s’han de dipositar. Els centres de conservació, en el nostre cas la Biblioteca de Catalunya, són els responsables de determinar quines publicacions en línia són les que s’han de dipositar.
Es respectarà en tots els casos els drets legítims dels editors i autors pel que fa a drets de propietat intel·lectual i d’explotació.
La Biblioteca de Catalunya ha desenvolupat el repositori COFRE (Conservem per al Futur Recursos Electrònics) que inclou un mòdul per fer el dipòsit legal en línia. Per tal de poder fer el dipòsit legal dels documents digitals, els editors d’aquestes publicacions hauran de proporcionar les seves dades a l’Oficina de Dipòsit Legal de la Biblioteca de Catalunya per obtenir les claus d’accés al repositori, que els permetran fer el lliurament en línia de les publicacions.

L’editor és qui ho pot fer i es pot demanar l’exempció d’un màxim de dos exemplars. En tots els casos cal lliurar dos exemplars com a mínim, que són els que conservaran la Biblioteca de Catalunya i la Biblioteca Nacional, a Madrid.

L’editor ha d’adreçar una carta al director/a de la Biblioteca de Catalunya, que pot enviar a qualsevol oficina del dipòsit legal de Catalunya.

Cal fer constar en la carta les dades següents:

• Nom de l’empresa editorial que sol·licita l’exempció
• Títol de l’obra per a la qual es demana l’exempció
• Número de dipòsit legal que ha estat assignat a aquesta obra.
• Motiu pel qual es demana l’exempció (el preu de l’obra, característiques especials de l’edició, etc.)
• Nombre d’exemplars per als quals se sol·licita l’exempció (un, dos o tres)

L’incompliment del dipòsit legal és una infracció.

• La publicació d’una obra sense haver demanat el número de dipòsit legal.
• La publicació d’una obra amb el número de dipòsit legal fals o incomplet
• No haver fet el lliurament dels exemplars
• No comunicar a l’oficina corresponent l’ajornament o l’anul·lació d’una edició.

Si l’editor (productor, duplicador, etc.) comet aquestes infraccions, pot ser objecte de sanció.

• Llei 4/1993 del Sistema Bibliotecari de Catalunya, de 18 de març de 1993
• Llei 23/2011, de 29 de juliol, de dipòsit legal
• Decret 116/2012, de 9 d’octubre del dipòsit legal
• Reial decret 635/2015, de 10 de juliol, pel qual es regula el dipòsit legal de les publicacions en línia