Arribats a aquest punt, l’OI, partint de la base que ha de formar part de l’Estructura d’Emergència, iniciarà la seva actuació quan la persona responsable de l’Oficina doni el tret de sortida.

L’OI considera que davant qualsevol tipologia de crisi, el seu rol és identificar de la manera més fiable possible “quants en tenim aquí i/o quants en tenim allà”, segons s’escaigui.

Ho farà en primera instància consultant les bases de dades pròpies: MOBOUT i URANOS i tot seguit confrontant-ne la informació amb la que té el GPA i la dels Centres. L’altra font de consulta és el Registre de Convidats.

1. Estudiants que tenim “a fora” (sigui quina mida sigui la d’aquest fora, el Ripollès o Ucraïna) en programes d’Intercanvi i/o Mobilitat
2. Personal que tenim “a fora” (sigui quina mida sigui la d’aquest fora, el Ripollès o Ucraïna) en programes d’Intercanvi i/o Mobilitat.
3. Els estudiants que tenim “a dintre”, participants en programes d’Intercanvi i/o Mobilitat, que han vingut a la UdG  a cursar estudis (que no pràctiques) i vinculats amb la zona d’emergència si s’escau.
4. Personal que tenim “a dintre” que han vingut a través de programes amb finançament gestionat des de l’OI.
5. Personal que tenim “a dintre” sense cap relació contractual amb la UdG.
6. Estudiants en pràctiques  que tenim “a dintre” (la UdG actua com a empresa)

Un cop identificat els individus que configuren el col·lectiu de la seva responsabilitat en el moment que esdevé l’emergència, l’Oficina Internacional farà les actuacions que segueixen:

La Secció Outgoing:

• Es posarà en contacte amb els estudiants col·lectius 1 i 2 per interessar-se per la seva situació personal.
• En cas de tenir informació o indicacions per part del rectorat de la UdG, SEPIE, Ministeri d’Afers Exteriors espanyol, o altres autoritats els les transmetrà
• Enviarà còpia del missatge als responsables de centre, responsables administratius i al/s vicerectorat responsable de la internacionalització i/o la Mobilitat.
• Si la situació s’allarga en el temps, també se’ls s’enviarà un resum setmanal / quinzenal / mensual de totes les actuacions de l’OI.

La Secció Incoming:

• Es posarà en contacte amb els col·lectius 3 i 4 per oferir-los ajuda i suport en la gestió de tot el que puguin necessitar.

• En cas de tenir informació o indicacions per part del rectorat de la UdG, SEPIE, Ministeri d’Afers Exteriors espanyol, o altres autoritats els les transmetrà.
• Es coordinarà els centres per gestionar conjuntament les situacions que ho requereixin i tenir la informació actualitzada.

Fet aquest primer contacte actuarà de forma reactiva en funció de les circumstàncies individuals.

Els individus dels col·lectius 1-4 s’identifiquen a través de les bases de dades pròpies de l’Oficina, per tant, la fiabilitat de la identificació és d’un 99%, per no dir d’un 100%.

Però els individus dels col·lectius 5-6 s’ha de fer a través del Registre de Convidats, i aquesta eina té moltes deficiències i per tant, la fiabilitat de la identificació és molt més baixa, calculem que màxim d’un 75%. En qualsevol cas, les actuacions que es faran s’assimilen a les de la Secció Incoming.

Comunicació:  

Des de l’Oficina Internacional NO donarem cap informació a cap òrgan extern si no és per instrucció des del Rectorat, entès en el seu sentit més ampli.

A l’espera de l’existència d’un Protocol General que pugui donar altres indicacions, l’OI, a més, proveirà aquesta informació a:

Vicerectorat/s competent/s en Internacionalització i/o Mobilitat

• A la Unitat de Compromís Social, si el tipus d’emergència ho aconsella,  per tal que pugui fer arribar als interessats informació sobre tots els mecanismes d’ajuda humanitària que es puguin establir.
• A l’Oficina de Salut laboral si el tipus d’emergència ho aconsella.
• A qualsevol altre òrgan de la UdG que es determini en una reunió de coordinació a la UdG, sigui perquè ja existeix l’Estructura d’Emergències, sigui perquè s’estableix una estructura ad hoc per a cada cas.