Un cop l'estudiant hagi estat admès per realitzar un Erasmus+ for Traineeships, aquesta és la documentació que caldrà formalitzar per realitzar l'estada a través del programa:

1. ABANS D'INICIAR LA MOBILITAT

• Acord de pràctiques (Learning Agreement for Traineeships) . L'estudiant i l'Escola de Doctorat amb la col·laboració de l'empresa/institució de destí seran els encarregats de preparar aquest document . Caldrà que totes les parts omplin i signin les 3 primeres pàgines (part de "Before the mobility") abans de l’inici de la mobilitat.

S'acceptarà que el document contingui signatures originals, electròniques o escanejades si les parts així ho acorden, i el document original se'l quedarà el participant, el qual haurà de pujar una còpia escanejada al MOBOUT .

Els estudiants estaran obligats a acollir-se a possibles noves mesures que es puguin resoldre en qualsevol moment per motiu de la crisi sanitària o per qualsevol altre motiu i que afectin als programes de mobilitat.

• Convenio de subvención Erasmus+ Educación Superior para prácticas. L’Oficina Internacional (OI) serà l'encarregada preparar el conveni oficial de subvenció amb les dades facilitades, i ho farà signar pel participant i pel representant institucional de la UdG. Aquest document haurà d’estar signat mitjançant signatura electrònica per totes les parts abans de començar la mobilitat i la versió amb totes les signatures es guardarà al MOBOUT .

Per tal de poder redactar el Convenio de Subvención, l’estudiant haurà de pujar al MOBOUT la següent informació:

1. Rebut, extracte bancari recent o document de titularitat. Es pot adjuntar qualsevol document bancari on aparegui el logo del banc, el número IBAN i el nom de l'estudiant, conforme és el titular del compte.

2. Certificat de l'assegurança de mobilitat: Per poder realitzar una mobilitat Erasmus+ for Traineeships es requereixen 3 assegurances bàsiques obligatòries que hauran de cobrir al participant durant tota la seva estada a l’estranger.

a) Assegurança mèdica bàsica.

b) Assegurança d’accidents que cobreixi, almenys, els danys i perjudicis soferts pel participant en el lloc de realització de l'estada

c) Assegurança de responsabilitat civil que cobreixi, almenys, els danys i perjudicis derivats causats pel participant en el lloc de realització de l'estada

Per tal de tenir aquestes cobertures, el participant haurà de contractar obligatòriament l'Assegurança de Mobilitat obligatòria de la UdG , que inclou les cobertures mèdica, responsabilitat civil i d'accidents, així com l'assistència en viatge.

Com contractar l'assegurança de mobilitat obligatòria

A més de contractar aquesta assegurança, si s'ha de viatjar a un país de la Unió Europea, recomanem que el participant també es faci la Targeta Sanitaria Europea (TSE) .

3. Test online de nivell de llengua de la Comissió Europea (OLS): També abans d’iniciar el període de mobilitat, està previst que els participants hagin de realitzar una prova online per avaluar el nivell de la llengua vehicular a l'empresa o institució de destí. 

Els estudiants nadius de la llengua vehicular que utilitzaran durant l'estada n'estan exclosos. Per acreditar que són nadius en una llengua, caldrà presentar el títol d'estudis de secundària a la Secretaria Acadèmica del seu centre UdG. El centre UdG acreditarà un nivell de llengua a l'expedient de l'estudiant, indicant que és nadiu en l'esmentada llengua.

Aquesta prova OLS de nivell de llengua, no és un requisit obligatori de la Comissió Europea però sí recomanable realitzar-la. Cal esmentar que en cap cas servirà per acreditar cap nivell de llengua, sinó que tan sols servirà per raons estadístiques de la Comissió Europea.   

2. UN COP INICIADA L'ESTADA

• Certificat d'inici, utilitzant el Traineeship Certificate . Quan l'estudiant s'incorpori a l'empresa/institució de destí, durant la primera setmana haurà de pujar al  MOBOUT una còpia d'aquest document escanejat amb el primer requadre omplert i signat per l'empresa o institució de destí, conforme ja ha començat l'estada segons el termini acordat.

Un cop l’OI rebi la certificació d’arribada, sempre i quan el participant sigui beneficiari de l'ajut Erasmus+, es procedirà a fer el primer pagament de l'ajut.

• En el cas de que hi hagi algun canvi o imprevist, en relació a l'estada prevista al Learning Agreement for Traineeships i el Convenio de Subvención signats abans de marxar, caldrà que el participant n'informi per escrit el més aviat possible al seu centre UdG, que li indicarà quin és el procediment que caldrà seguir segons el cas de que es tracti (ampliació o reducció de l'estada, interrupció de l'estada voluntària o per força major, etc.).

3. UN COP FINALITZAT EL PERÍODE DE PRÀCTIQUES

Un cop finalitzades les pràctiques, en el termini màxim de 30 dies , cal que l’estudiant faci els següents tràmits per a justificar la seva estada:

• Traineeship Certificate . Cal que el participant pugi al MOBOUT una còpia del document amb tots els apartats omplerts i signats pel tutor o responsable a l'empresa/organització de destí.
• Qüestionari UE (online). Un cop l'estudiant hagi finalitzat l'estada, rebrà automàticament un email enviat per la Comissió Europea demanant-li que respongui un qüestionari sobre la seva estada. Atenció: cal vigilar perquè el remitent del missatge és similar a replies-will-be-discarded@ec.europe.eu i sovint va a parar a l'spam. 

Un cop realitzats aquests tràmits, aquells participants beneficiaris de l'ajut Erasmus+ de fons de la Unió Europea rebran el pagament de l'import restant de l'ajut.