Donades les diferents casuístiques al voltant dels convenis que genera la Universitat de Girona i, per tal de donar coherència al procés i a les gestions que s'han de dur a terme abans de procedir a la seva signatura, cal tenir en compte les següents instruccions:
- Els promotors dels convenis (professors, grups, òrgans de govern, caps de serveis, etc.) iniciaran la tramitació del document amb l'acumulació de les dades corresponents. Si és necessari passant pel Servei de Llengües Modernes, per a la revisió lingüística o la seva traducció al català, en cas que el conveni no estigui en català.
- Juntament amb els exemplars del conveni (*), caldrà emplenar el full de control del procés (que generarà posteriorment un número de registre) i signar. El vistiplau que correspon al promotor del conveni.
- Amb el full de control i els exemplars del document (hi haurà d'haver un exemplar per cada part) es farà arribar a la Secretaria General, on posteriorment s'enviarà a l’Assessoria Jurídica per a la seva revisió i vistiplau.
- Una vegada tinguem el vistiplau de l'Assessoria Jurídica, es portarà al Vicerecotorat corresponent, segons l'objecte del convnei, per al seu vistiplau.
- També hi haurà d'haver el vistiplau de gerència, o persona a qui delegui, en cas que el conveni tingui implicacions econòmiques. Als convenis amb contingut econòmic, en cas de despesa s'haurà de fer anotar l’oportuna reserva de crèdit (unitat de despesa i aplicació pressupostària) que haurà de ser facilitada pel Servei de Gestió Econòmica i, en cas d'ingrés, el núm. de compte bancari.
- La Secretaria General i per tal que el conveni tingui efectivitat i es pugui procedir a la seva signatura, farà arribar al Gabinet de Rectorat els exemplars del conveni juntament amb el full de control.
- Una vegada s'hagi signat el conveni per part del rectorat, i aquest ja estigui signat per la contrapart, la Secretaria General procedirà al seu registre definitiu, arxiu i posterior difusió. La resta d'originals s'enviaran al promotor per fer-los arribar a la contrapart per als seus efectes.
Sense aquestes autoritzacions per escrit en el full de control, el conveni no es podrà tramitar.
Un cop superades aquestes fases i, en cas que el conveni no estigui signat per la contrapart, la Secretaria General enviarà els originals del conveni al promotor perquè aquest els faci arribar a la contrapart per a la seva signatura. El promotor del conveni és el responsable de tornar un original, signat per la contrapart, a la secertaria General per al seu registre definitiu, arxiu i posterior difusió.
El responsable del seguiment i compliment dels efectes del conveni a dins a la Universitat de Girona, serà el promotor.
En cas que es tramiti un conveni amb una llengua que no sigui la pròpia de la Universitat de Girona, s'haurà de fer traduir pel Servei de Llengües Modernes per tal que la Universitat de Girona disposi d'un original en català.
Podreu trobar un resum d'aquest circuit en el quadre adjunt.
Instrucció conjunta entre la Secretaria General i la Gerència sobre la tramitació dels conveni, de data 20 d'octubre de 1995
Instrucció de Gerència sobre el traspàs dels convenis gestionats per l'ACRI a la Secretaria General, de data 16 de maig de 2011.
Resolució de la rectora, de data 14 de juny de 2012, de delegació de signatura al VR de Política Acadèmica.
(*) Models de conveni de col·laboració específica i conveni marc.
Els documents són en format
Model de conveni de pràctiques acadèmiques externes i normativa.
Els documents són en format
Model de conveni d'una cotutela de tesi doctoral i normativa.
Els documents són en format
Model de conveni de doctorats interuniversitaris i normativa.
Els documents són en format