Organigrama de la Unitat  

  

Funcions de la Unitat

La Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre elabora, aplica i manté els sistemes de gestió documental, registre i arxiu corporatius per aconseguir el control, la conservació i la disponibilitat de la informació documental d'interès per la mateixa Universitat, les altres administracions públiques i els administrats i, en el futur, per a l’estudi, la recerca i la cultura.

La Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre ha de desplegar la seva actuació sobre el conjunt de la documentació produïda i rebuda per la Universitat, els seus òrgans, serveis i unitats administratives i per les persones físiques al seu servei en l’exercici de l’ activitat docent, investigadora i administrativa. La intervenció de la Unitat sobre la documentació, sigui quin sigui el suport amb què es presenti, ha de ser continuada i n’ha d’abastar tot el cicle de vida; o sigui, des del moment en què es genera o rep i mentre es conserva, indefinidament o temporal, en aplicació de les regles de conservació i eliminació.

Per assolir els seus objectius, la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre dissenya, implementa i actualitza els instruments de base que li possibiliten l’acompliment de les seves comeses en relació amb els documents i els expedients, o sigui:

- Els registres

- El quadre de classificació

- El calendari de conservació i eliminació

- El programa de descripció i recuperació

El tractament de la documentació mitjançant aquestes eines permet accedir-hi i disposar-ne en qualsevol moment del seu cicle de vida i conservar, amb els suports més adequats a cada etapa i tipologia documental, tan sols aquella que tingui o pugui tenir en el futur valors administratiu (jurídic i/o econòmic) i/o històrics.

Pel que fa a la conservació i dipòsit de la documentació, n’avalua i supervisa les condicions i elabora i posa al dia els procediments i les operacions de registre, arxivament i transferència de la documentació.

Així doncs, les comeses de la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre incideixen sobre dos tipus de documentació indistintament:

- Sobre la documentació actual, viva, administrativa de la Universitat, mitjançant el disseny i la progressiva implantació de procediments de tractament que en possibilitin l’organització i l’accés. En aquesta línia, s’ha implantat un sistema de registre d’abast corporatiu, únic, desconcentrat i automatitzat i s’han endegat alguns dels procediments de tractament documental i arxiu que hauran de constituir a mig termini el sistema de gestió documental de la Universitat.

- Sobre la documentació semiactiva, inactiva i històrica llegada pels òrgans i les institucions que s’integraren a la Universitat de Girona, mitjançant la concentració, el dipòsit i el tractament de la major part dels diferents fons arxivístics a l’Arxiu Universitari a fi de conservar-los i permetre’n l’accés i la disponibilitat a la ciutadania i, singularment, als estudiants, estudiosos i investigadors. 

Personal de la Unitat

Cap de la Unitat: Miquel Casademont i Donay, arxiuiregistre@udg.edu
Administració: Núria Ribas i Massegu, nuria.ribasm@udg.edu

Secció de Gestió Documental i Arxiu:

Tècnic: Miquel Serra i Fernàndez, miquel.serra@udg.edu
Tècnica: Estel Puigdevall i Plantés, estel.puigdevall@udg.edu

Secció de Registre: