El sistema de gestió documental i arxiu i els elements

1. Definició

El conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Llei autonòmica 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (art. 2 e) (DOGC núm. 3437, de 24.7.2001)

2. Elements

2.1 Sistema de classificació de la documentació

Aquest sistema té la finalitat d’identificar i agrupar la documentació sota conceptes que reflecteixen les funcions generals o les activitats concretes de la Universitat, dins una estructura jeràrquica i lògica.

L’instrument del sistema de classificació és el quadre de classificació uniforme.

2.2 Sistema de conservació i eliminació de la documentació

Procediment del sistema de gestió documental mitjançant el qual s’analitzen els documents i els expedients administratius a fi de determinar-ne els valors primaris i secundaris, sobre la base dels quals s’establirà la taula d’avaluació documental o regla de conservació i eliminació corresponent i ens determinaran llurs períodes i llocs de conservació i/o eliminació.

L’instrument del sistema de conservació i eliminació és el calendari de conservació i eliminació.

2.3 Sistema de descripció de la documentació

La funció del sistema de descripció és donar accés als documents, sigui quin sigui el suport d’informació, en els terminis més breus possibles i amb el menor cost. És la clau d’accés al màxim d’informació susceptible d’ajudar a la presa de decisions adequades.

Els instruments de descripció de la documentació són la guia, el repertori / inventari i el catàleg.